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Nos dias 9 e 10 de abril, foram realizadas duas reuniões com editores de periódicos da Universidade Federal de Mato Grosso do Sul (UFMS), com o objetivo de apresentar as atividades desenvolvidas no âmbito do Portal de Periódicos, bem como discutir o planejamento para o ano de 2026. Os encontros ocorreram no dia 9, às 14h, e no dia 10, às 8h.

Durante as reuniões, foram expostas as principais ações executadas ao longo de 2025, com destaque para o suporte oferecido aos editores vinculados ao Portal. Esse suporte incluiu atendimentos voltados à utilização da plataforma Open Journal Systems (OJS), contemplando orientações técnicas, esclarecimento de dúvidas operacionais e acompanhamento de demandas relacionadas ao fluxo editorial.

As atividades de capacitação realizadas ao longo do ano também foram abordadas, direcionadas a editores e equipes editoriais. As ações tiveram como foco o uso adequado da plataforma, a organização dos processos editoriais e a padronização de procedimentos, com o objetivo de contribuir para a qualificação da gestão dos periódicos.

Foi retomado o levantamento das condições e necessidades dos editores e dos periódicos vinculados ao Portal, realizado ao longo de 2025. O diagnóstico foi novamente apresentado por ter subsidiado, em parte, a elaboração do edital do Programa de Apoio aos Periódicos, conduzido pela Agência de Comunicação Social e Científica (AGECOM) e pela Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PROPP) da UFMS, publicado no mesmo ano.

Dando continuidade às discussões, foi retomada a atualização da plataforma Open Journal Systems (OJS) para a versão 3.4, realizada em janeiro de 2026 pela Agência de Tecnologia da Informação e Comunicação (AGETIC) da UFMS.

No período subsequente, as atividades do Portal de Periódicos, em conjunto com os editores, têm se voltado à adaptação à nova versão da plataforma. Esse trabalho envolve a análise das funcionalidades implementadas, a identificação de benefícios e limitações e a avaliação dos impactos no fluxo editorial dos periódicos.

Foram discutidas estratégias para a incorporação das novas funcionalidades ao cotidiano das rotinas editoriais, considerando a necessidade de adequação de procedimentos e a organização dos processos de trabalho a partir das mudanças introduzidas pela plataforma. Nesse contexto, foi apresentado um modelo de formulário de submissão de autores, estruturado com base em exigências atuais de indexadores, como SciELO, contemplando aspectos como declaração de uso de inteligência artificial, avaliação por pares informada, indicação de preprints e disponibilização de dados de pesquisa. O material foi proposto como referência para apreciação e possível adaptação pelas equipes editoriais, com base em modelo utilizado pelo Portal de Periódicos da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), compartilhado com autorização para uso e citação.

Destacou-se que a versão 3.4 é relevante para o atendimento a critérios exigidos por bases de indexação e avaliação, como SciELO, Web of Science e Scopus, contemplados no plano de ação de apoio aos periódicos. Entre os aspectos abordados, foram citadas funcionalidades relacionadas à identificação de contribuições por meio do CRediT, à adoção de práticas de avaliação por pares aberta, à ampliação das possibilidades de disponibilização de dados de pesquisa, ao uso de preprints, à incorporação de identificadores persistentes, como o ROR para afiliação institucional, e à inclusão de formulários voltados a aspectos de diversidade, equidade, inclusão e acessibilidade (DEIA).

Em conjunto com a atualização da plataforma e com o acompanhamento realizado desde janeiro de 2026, foi informado que a Secretaria de Acesso à Informação, por meio da gestão do Portal de Periódicos, irá ampliar e ofertar ações de capacitação voltadas às equipes editoriais.

As atividades serão organizadas em formato de minicursos e treinamentos, incluindo tanto novas abordagens quanto a continuidade das capacitações já realizadas em anos anteriores, como a criação de revistas no Open Journal Systems (OJS), a formação de novas equipes editoriais para o gerenciamento de periódicos na plataforma e os treinamentos que abrangem as diferentes etapas do fluxo editorial. Nesse contexto, será incorporado o foco na apresentação e compreensão de critérios adotados por bases de indexação e avaliação, como DOAJ, SciELO, Web of Science e Scopus, abordando os principais requisitos exigidos e contribuindo para a identificação de adequações necessárias nos periódicos vinculados ao Portal.

As capacitações integram as ações previstas para 2026 no âmbito do Programa de Apoio aos Periódicos da UFMS, configurando-se como uma das frentes de atuação da biblioteca. O objetivo é apoiar o processo de adequação dos periódicos aos critérios de indexação, articulando a formação das equipes editoriais com as demandas já existentes do fluxo editorial, com vistas à submissão futura às bases e à ampliação da inserção das revistas em ambientes de maior visibilidade.

Além das capacitações, foi indicado como objetivo para 2026 ampliar o suporte oferecido aos periódicos no processo de adequação aos critérios de indexação. Esse apoio envolve a análise das condições atuais de cada revista, com a identificação de aspectos já atendidos e daqueles que ainda demandam adequação, bem como a definição de encaminhamentos para o atendimento gradual desses requisitos.

O suporte será realizado de forma contínua, considerando as especificidades de cada periódico e as exigências dos diferentes indexadores. As orientações serão conduzidas pelos canais já utilizados, como e-mail, reuniões virtuais e aplicativos de mensagens, incorporando de forma mais sistemática as demandas relacionadas à indexação no contexto do Programa de Apoio aos Periódicos.

Também foram explicitadas as limitações de atuação da biblioteca nesse processo, especialmente no que se refere a demandas que exigem recursos ou serviços especializados. Nesses casos, foi reforçada a importância da participação dos editores nos editais conduzidos pela Agência de Comunicação Social e Científica (AGECOM) e pela Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PROPP), como forma de viabilizar ações complementares. Entre os exemplos mencionados, destacam-se a produção de arquivos em formato XML, serviços de diagramação, tradução e outras demandas necessárias ao atendimento de critérios de indexação que não podem ser supridas no âmbito do Portal de Periódicos.

Também foi apresentada a elaboração de checklists de critérios de indexação, desenvolvidos no âmbito da gestão do Portal de Periódicos, com base em requisitos de bases como DOAJ, SciELO, Scopus e Web of Science. O material foi estruturado como instrumento de apoio às equipes editoriais, com o objetivo de facilitar a identificação dos critérios já atendidos por cada periódico, bem como daqueles que ainda demandam adequação e planejamento.

Os checklists serão disponibilizados por meio dos canais de comunicação com os editores, incluindo o grupo institucional e o Portal de Periódicos. A proposta é que, a partir do preenchimento desses instrumentos, seja possível orientar de forma mais objetiva o processo de adequação às exigências de indexação.

Com base nessas informações, o suporte oferecido pela gestão do Portal será direcionado ao acompanhamento das demandas identificadas, especialmente no que se refere às possibilidades de implementação no âmbito da plataforma Open Journal Systems (OJS), considerando os limites de atuação já estabelecidos.

Após a apresentação dos pontos abordados, registrou-se a manifestação de reconhecimento por parte dos editores participantes quanto às atividades desenvolvidas no âmbito do Portal de Periódicos. As considerações destacaram o suporte prestado e as ações conduzidas ao longo do período.

Durante as discussões, também foi ressaltada a relevância do trabalho desempenhado pelos editores de periódicos, reconhecido como uma atividade que demanda dedicação contínua, conhecimento especializado e envolvimento direto com diferentes etapas do processo editorial. Nesse contexto, foi destacada a importância do apoio institucional como forma de contribuir para a sustentabilidade e o aprimoramento dessas atividades.

O espaço das reuniões foi utilizado para esclarecimento de dúvidas, especialmente relacionadas aos critérios de indexação, a partir de questionamentos apresentados pelos editores. As questões levantadas serão retomadas e aprofundadas no contexto das capacitações previstas, de modo a atender demandas iniciais identificadas durante os encontros.

Também foram discutidas possibilidades de ações voltadas ao fortalecimento das práticas editoriais, incluindo a formação e o incentivo à participação de avaliadores no âmbito dos programas de pós-graduação. Entre as sugestões apresentadas, destacam-se iniciativas de capacitação e orientação de novos avaliadores, com vistas à qualificação do processo de avaliação por pares e ao estímulo à participação de pesquisadores nesse contexto. Nesse sentido, foi apresentada também a funcionalidade disponível na versão 3.4 do Open Journal Systems (OJS) relacionada ao Reviewer Credits, que permite o registro da atividade de avaliação em perfis como o ORCID, configurando-se como um dos mecanismos de incentivo à atuação de avaliadores.

Ainda no âmbito das discussões, foi apresentado o planejamento institucional relacionado à gestão de dados de pesquisa, que envolve ações de formação e capacitação para elaboração de planos de gestão de dados, direcionadas a programas de pós-graduação, grupos de pesquisa e equipes acadêmicas. Foi informada também a disponibilização de um repositório de dados de pesquisa, em fase final de implantação, como iniciativa complementar ao repositório de publicações e ao Portal de Periódicos da UFMS, visando à organização, preservação e ampliação do acesso à produção científica institucional.

Foi retomada a proposta de realização de um encontro presencial com a participação dos editores e da gestão do Portal de Periódicos, com a previsão de ao menos um dia de atividades. A iniciativa tem como objetivo criar um espaço para diálogo direto, troca de experiências e desenvolvimento de ações de formação voltadas às práticas editoriais.

Considerando as limitações operacionais para a organização de eventos dessa natureza no âmbito da gestão do Portal, foi sugerido que os periódicos, em articulação com os programas de pós-graduação aos quais estão vinculados, possam buscar a Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PROPP) com vistas à construção conjunta de uma proposta institucional.

Nesse sentido, foi indicada a possibilidade de desenvolvimento de um evento voltado à editoração científica na UFMS, envolvendo editores, coordenações de programas de pós-graduação e a PROPP, como estratégia para fortalecimento das atividades editoriais e ampliação dos espaços de formação e articulação institucional.